Få hjælp til den tekniske drift
Et WordPress-website skal holdes i form, når det er gået i luften – og det kan du selv gøre, eller for hjælp til.
Det skal holdes teknisk vedlige som ethvert andet website eller CMS, og nogen skal kunne træde til når en funktion driller, en medarbejder mangler hjælp, eller der opstår tvivl om, hvem der gør hvad. Denne guide til WordPress-serviceaftale hjælper dig med at vurdere, om aftalen giver reel ro i hverdagen eller blot lyder betryggende på papiret.
For virksomheder, foreninger og institutioner er formålet enkelt: Websitet skal være et værktøj, der understøtter kommunikationen og forretningen. Det må ikke blive en opgave, der lander hos den person, som tilfældigvis er mindst bange for teknik. Vi anbefaler en fast Serviceaftale, når WordPress er en aktiv del af jeres hverdag, som holder websitet opdateret med seneste sikkerheds-, fejl- og funktionsopdateringer. Og det skal gerne sættes i system, enten af jer selv eller udpeget samarbejdspartner, så nedetid holdes i bund..
Hvad køber du med en WordPress-serviceaftale?
Du køber først og fremmest en tydelig ansvarsfordeling. WordPress består af selve systemet, temaet, eventuelle udvidelser, indholdet og den server, hvor websitet ligger. Når noget ændrer sig ét sted, kan det få betydning et andet sted. Derfor er en serviceaftale ikke kun et spørgsmål om at få opdateret teknik. Den skal gøre det klart, hvem der holder øje, hvem der handler, og hvad der sker, hvis en opgave falder uden for den løbende drift.
Det er en vigtig forskel. En almindelig supporttime løser en konkret opgave her og nu. En serviceaftale etablerer en fast måde at håndtere jeres WordPress-løsning på over tid. Den skal passe til et website, hvor I selv opdaterer nyheder, sider og billeder, men stadig har adgang til faglig hjælp, når ændringen har tekniske konsekvenser. Det skaber en langt bedre arbejdsdeling mellem jeres organisation og leverandøren.
Ansvar skal stå sort på hvidt.
En aftale bør også skelne mellem drift og videreudvikling. Drift handler om at holde den eksisterende løsning i gang. Videreudvikling handler om nye funktioner, nye skabeloner, ændringer i en webshop eller en større indsats for hastighed, tilgængelighed eller synlighed. Begge dele kan være relevante, men de bør ikke gemmes i den samme upræcise formulering. Ellers ved I først, hvad en opgave koster, når den allerede er opstået.
Guide til WordPress-serviceaftale: De fem punkter
Når du sammenligner serviceaftaler, skal du ikke nøjes med at se på et månedligt beløb. Læs, hvad aftalen gør i praksis, og hvad der kræver særskilt godkendelse. De følgende fem punkter fortæller mere om værdien end en flot overskrift.
- Ansvar og kontaktvej: Aftalen skal forklare, hvordan I melder fejl ind, hvem der svarer, og hvem der har ansvaret for at følge sagen til dørs. En fast kontaktperson gør det lettere at undgå, at den samme situation skal forklares fra bunden.
- Teknisk vedligeholdelse: Bed om en klar beskrivelse af, hvilke dele af WordPress-løsningen der vedligeholdes. Det gælder blandt andet system, tema og udvidelser, men også processen, hvis en opdatering skaber en konflikt.
- Hosting og adgang: Drift starter med det sted, hvor sitet er hostet. I skal vide, om hosting indgår, hvem der administrerer den, og hvordan I bevarer adgang til jeres løsning og data.
- Support og afgrænsning: Aftalen skal angive, hvilken hjælp der er omfattet. En ny medarbejder, der skal lære at redigere en side, er en anden type opgave end en ny funktion i en WooCommerce-webshop.
- Pris på ekstraarbejde: Når en opgave ligger uden for aftalen, skal prisen være synlig. Hos Webministeriet er timeprisen 750 kr., så der er et klart udgangspunkt, før ekstraarbejde sættes i gang.
Det sidste punkt bliver let overset. Alligevel er det her, en aftale viser, om den er lavet til en travl organisation. Der opstår altid ønsker, som ikke var kendt ved årets start: En kampagneside skal bygges om, et nyt indholdsområde skal have sin egen struktur, eller en integration skal undersøges. Hvis leverandøren beskriver grænsen mellem den faste aftale og ekstraarbejde uden omsvøb, kan du træffe beslutningen på et oplyst grundlag. Det er bedre end at få en teknisk forklaring og en regning på samme dag.
Start med at kigge på jeres arbejdsgange
Den rigtige serviceaftale tager udgangspunkt i, hvordan I bruger websitet. Hvis to kommunikationsmedarbejdere hver uge opretter nyheder og arrangementer, skal redigeringen være enkel, og supporten skal kunne hjælpe, når noget afviger fra den normale arbejdsgang. Hvis en webshop er en central salgskanal, skal ansvaret omkring ændringer og teknisk drift være endnu tydeligere. Hvis websitet primært er et digitalt visitkort, kan aftalen være mere enkel, men der skal stadig være en plan for den løbende vedligeholdelse.
Se derfor på aftalen efter en almindelig tirsdag, ikke kun efter den dag, hvor noget går galt. Hvem lægger indhold på? Hvem godkender større ændringer? Hvem kontakter leverandøren? Og hvilke personer skal kunne få hjælp uden at bruge tid på at finde gamle mails, adgangskoder og tidligere tilbud? De svar afgør, om aftalen bliver brugt eller glemt.
Det gælder også større organisationer med flere afdelinger, lokationer eller sprog. Her kan små ændringer i struktur, indhold eller brugerrettigheder få bred effekt. En serviceaftale skal ikke forsøge at gøre alle ændringer gratis. Den skal give en klar vej fra ønske til vurdering, pris og udførelse.
En konkret situation: Når en lille ændring bliver til drift
Forestil dig en kommunikationsansvarlig, der skal opdatere en informationsside før et vigtigt arrangement. Redigeringen er enkel, men en ændring på siden får en funktion til at opføre sig anderledes end forventet. Opgaven er ikke længere bare tekst og et billede. Nu skal det afklares, om årsagen ligger i indholdet, en udvidelse, temaet eller webhotellet.
Med en fast kontaktvej kan medarbejderen sende sagen til den leverandør, der kender løsningen. Leverandøren kan vurdere, om opgaven hører til driften, eller om den er en ændring, der kræver særskilt arbejde. Hvis den ligger uden for aftalen, bør næste skridt være en tydelig vurdering med timeprisen på 750 kr. Resultatet er ikke, at alle fejl forsvinder af sig selv. Resultatet er, at I ikke spilder tiden på at placere ansvaret, mens arrangementet nærmer sig.
Det er den praktiske værdi af en serviceaftale. Den giver en arbejdsgang, før I får brug for den.
Vælg én samlet ansvarlig for drift og support
Vi anbefaler, at I samler hosting, teknisk drift og WordPress-support hos én partner, når det er muligt. Det mindsker risikoen for, at et problem sendes frem og tilbage mellem et webhotel, en udvikler og en anden leverandør. Samtidig giver det én samlet forståelse af løsningen, jeres redaktører og de ændringer, der er foretaget gennem tiden.
Hos Webministeriet kan WP Webhotel-hosting kombineres med WP Care og en serviceaftale. Det er en fornuftig model for organisationer, der vil arbejde selvstændigt i WordPress, men ikke vil stå alene med det tekniske ansvar. Har I et eksisterende website, kan et gratis og uforpligtende onlinemøde på 30 minutter bruges til at gennemgå den nuværende løsning og få afklaret, om driften først kræver oprydning eller kan lægges direkte i en fast aftale.
Vælg en serviceaftale med klare grænser, én kontaktvej og en synlig pris på det arbejde, der ligger udenfor. Så får jeres website den opmærksomhed, det kræver, uden at det kræver jeres fulde opmærksomhed.
